エクセルの書類をPDFで送って下さいと言われて困ったあなたへ

データで書類をやり取りする機会が多い現在では、エクセルをPDF化するテクニックは必須と言えます。
一度覚えてしまうと簡単ですので、この機会に覚えてしまいましょう。

エクセルをPDFにする方法

まずはエクセルの書類をPDFにする方法をご紹介します。
エクセルをPDFにするには、ファイル形式をPDFにして保存するです。
エクセルに慣れた人なら、これだけでピンとくるかもしれませんが、ここでは順番に見ていきましょう。

ここで注意すべき点が一つ

それは、あらかじめ印刷範囲を確認すること。
書類が印刷範囲からはみ出していると、きれいにPDFとして保存されません。

印刷範囲の設定方法については、以下の記事を参考にして下さい。

印刷範囲の設定が無事にできたら、PDFにしていきます。

それでは実際の画面を見ていきましょう。
まずはエクセルの書類を開き

ファイルから、「名前を付けて保存」、ファイルの保存場所を選びます。

ここでは参照から、見つけやすいように「デスクトップ」を選びましょう。

「ファイルの種類」から、ファイル形式をPDFにして保存です。

エクスポートからPDFに

PDF形式で保存をする方法以外に、もう一つあります。それがエクスポートです。

ファイルから「エクスポート」から「PDFの作成」です。

それほど大きな違いはありませんが、実際やってみると、こちらの方がひと操作少なく済む分早いかもしれません。

選択した範囲のみPDFで保存する場合

実務上あまり機会はないかもしれませんが、選択した範囲のみPDFで保存する方法もあります。

方法としては、範囲を選択して手順通りに進め、保存する手前で、「オプション」から「発行対象」の「選択した部分」を選んで保存します。

これで選択した範囲内がPDFとして保存されます。

ここでは「選択した部分」を選択しましたが、「ブック全体」を選ぶと、すべてのシートをPDFとして出力できます。

ワードでPDFにする方法

ワードでも操作は同様で、ファイル形式をPDFにして名前を付けて保存です。

スプレッドシートもPDFに

現在では、Googleスプレッドシートを活用している方も多数いらっしゃると思いますので、そちらの方法もご紹介しておきます。

まとめ

冒頭で述べた通り、データで書類をやり取りすることが増えている昨今です。
今回ご紹介した方法をマスターして、「その書類PDFで下さい。」なんて言われても、慌てないようにしたいですね。