「様」などの敬称は自動的に入力されるようにしよう。

エクセルを使用していく中で、人のお名前というのは、よく出てきますね。
ですが、たとえばその数が膨大な量である場合には、
ひとつひとつ手作業で敬称をつけてしまうと、時間の無駄になりかねません。
そんな時には、以下の方法で時短を図りましょう。

お名前の後ろに「様」を付けるには

それでは早速、敬称を入力する方法を見ていきましょう。

氏名の列を範囲指定し、
セルの書式設定から、表示形式をユーザー定義にします。

赤丸で囲った欄に

@”様”

と入力しましょう。

すると、

このように「様」が入力されています。
出来ましたね。

ここで用いている@の部分を書式記号といい、@は文字列を表します。

氏名と様の間にスペースを入れたい場合は、

先ほどの場合ですと、氏名と敬称の間がつまっていて
少しスペースを入れたいと思われるかもしれません。

そんな時には、

@と“様”の間にスペースを入力すると、反映されます。

このように。
無事反映されていますね。

また、ダブルクォーテーションの間を「御中」と書き換えて、

@ “御中”

としてみると、氏名の後に「御中」と入力されます。

あらかじめ設定しておけば、次回から勝手に末尾につけてくれます。

このように、ユーザ定義であらかじめセルに敬称を設定しておけば、次回から自動的に「様」
を入力してくれるようになります。

よく使用する書類の、宛名欄に設定しておけば、入力の手間を省くことが出来ますね。

スプレッドシートの場合

さて、ここまでエクセルでの使い方をご紹介して来ましたが、ここでスプレッドシートの場合をご紹介していきたいと思います。スプレッドシートで設定する場合は、少し違う部分があり、実際には以下の手順で適用します。

適用する範囲を選択して順番に選んでいきます。

一覧の中から、@を選び”様”を入力します。

適用を押して完了です。

書式記号を変えればお名前以外にも使用可能です。

先ほどまでは、「@」を用いましたが、書式記号を変えることで、
たとえば、「1個」や「10人」、「3,000円」などの単位を入力するなどの
色々な使い方が出来ます。

数値の場合

数値の場合の書式記号は「0」を用います。

セルの書式設定　から　表示形式のユーザー定義　に　0″個”や0″人”と入力すると

このように“個”や“人”自動的に入力されます。

3桁ごとに桁区切りする場合

先ほど数値の場合は、「0」を用いました。
この場合、数字が大きくなっても3桁ごとの桁区切りがつきません。
“円“などの通貨の単位を使用する場合、桁区切りをつけたくなりますよね。
その場合の書式記号は「#,##0」を用います。

セルの書式設定　から　表示形式のユーザー定義　に　＃,##0″円”と入力すると

このように桁区切りが反映され、1,000円といったように表示されます。

「＆」アンパサンドを使う方法

今までご紹介してきた方法は、表示形式を設定する方法でした。
非常に便利な方法ですが、ひとつ注意すべき点があります。
それは、表示形式ということは、あくまで見た目上のお話で、値そのものが変化しているわけではないということ。

つまり、コピーアンドペーストで、「値を貼り付け」すると、
“様”が付かないということです。

それでは困りますよね？？

このように、見た目だけではなく、値そのものを変更する場合は、「＆」アンパサンドを使います。

では、やってみましょう。

まずはくっつける列を作ります。

ここではC列を使います。

C2セルを選び

＝A2＆”様”

と入力します。

出来ました。

この方法ですと、値自体に”様”がくっつきます。

なので、コピーアンドペーストで、「値を貼り付け」しても、”様”がくっつきます。

今回ご紹介したのは、敬称をくっつける方法でしたが、
「＆」アンパサンドの使い方には、まだまだ色々な使い方があります。

それは、こちらでご紹介していますで、併せて読んでいただくとより理解が深まると思います。

まとめ

以上のように、敬称や、単位はユーザー定義を使うことで、入力の手間や時間を
省略することが可能です。

今回ご紹介した、ユーザー定義をそれぞれ駆使すると、以下のような表も今より短い時間で
作成することが出来ますよ。

便利な機能ですので、ぜひ業務に役立てて下さいね。